做行政有什么必备的能力么?想了一想,作为行政需要的能力并不多,但是要成为一名优秀的行政人需要的能力就比较多了。先大致的列一下,后续再拆开来细细的讲。

本文将从以下几个维度进行分享:

1、业务分析能力

2、发现/洞察问题的能力

3、团队协作能力

4、专业能力

5、逻辑思考能力

6、解决问题/沟通能力

7、其他6大综合能力


一、分析业务的能力

1、分析公司业务流程:行政不了解公司的业务逻辑、业务流程和盈利模式,根本就没办法配合进行有效的行政支持。

2、分析业务部门需求:了解整个业务里面所需的支持有哪些;哪些需求是由业务部门发起的;哪些是行政部可以主动或自发提供的;有哪些支持是核心;有哪些是例行;支撑业务时候的预算从哪里来;

3、分析公司的架构:企业的类型是什么样的?老板的风格是怎么样的?支持的业务部门的Leader风格如何?行政的组织架构是否能支持你想要提供的服务?目前行政面临的环境是怎么样的?

4、分析已有业务模块:目前的行政业务模块有哪些?目前的人员分工是怎么样的?大家的满意度怎么样?问题在哪里?

5、分析所需的资源:目前的资源有哪些,完成了哪些模块或工作?如果要进一步话,需要哪些资源?我可以从哪里获得这些资源?如果无法获得这些资源的话,怎么开展工作?

6、分析你的KPI:我的KPI是什么?如何完成?部门的KPI是什么?如何完成?下属的KPI如何和你的KPI及部门的KPI结合起来?我们今年的KPI如何落地?分解的细节有了么?计划是什么?


二、洞察能力

1、对工作上问题的发现能力:至少目前的工作中的问题,你要能发现。

2、隐性问题的发现能力:行政面临的很多问题,往往很复杂,你要学会发现隐藏在水面下的冰山。

3、发现连带问题及问题根源的能力:当发现了一个问题之后,能够判断通过这个问题可能会引发哪些问题,这就叫做发现连带问题的能力。我们说的发现问题解决问题,并不是说解决当前的问题,而是要能往下挖两到三层,找到问题的根源,从而避免问题再次发生,当然也需要学会在解决问题的成本、问题可能后果及对KPI的影响间找平衡的能力。

4、发现隐患的能力:为什么笔者很推荐复盘和沙盘,有些项目里边可能有一些操作环节或经办人在交底的时候,感觉没什么问题。但一旦实操,问题就会爆发出来,比如说搬家的时候,负责清点的人员不知道如何清点之类的。

5、提前发现问题的能力:这个能力需要经验及洞察力,也就是说碰到一件事情,你能快速的发现其中可能存在的问题或风险,这也是很多行政人薪资差异的原因之一。


三、团队协作能力

1、合理分工:团队管理的重要一点就是将合适的人放在合适的位置,如果做不到就将其放在不会添乱的地方。

2、协助团队解决问题,培养互相补位的习惯:协助团队而不是代劳,协助团队解决问题有利于提高领导威信,而互相补位也更加容易增加团队凝聚力。

3、主动承担工作,而非推责:这个能力要在具体的场景,不适合所有的情况。如果是一家追责为导向的公司,千万不要傻乎乎的主动去承担工作。

4、主动协助其他部门完成工作:这个能力也要看具体场景,如果判断是个坑,打死也不要去帮,除非领导指示,但要和领导说清楚。

5、学会项目管理的能力:这个能力可以通过学习PMP,并在实践中反复练习获得。项目管理的过程就是一个团队协作的过程,如何平衡好各方的利益,如何有效的推进进度,在PMP里面有大量的方法论可以帮到你。

6、出现问题勇于承担:这个还是看具体情境。但笔者一直觉得,既然你是领导,万一有问题,请务必做好背锅的心理准备。就像唐僧说的,送死你去,背锅我来。这样团队才会有凝聚力。当然,就算你不愿意背锅,除非领导愿意放你一马,要不然你团队任何人犯错,最终还是要你来背的。


四、专业能力

1、掌握行政基础知识:所谓的基础知识就是完成重复性工作所需要的知识、技巧和能力。这些知识、技巧和能力都可以通过培训,看书和实操快速掌握。这些就是你做行政的立身之本。

2、熟练运用各类工具软件:这里的工具可以是ppt,可以是office,可以是powerbi等,熟悉软件和熟练使用软件是两个概念的事情,熟悉指的是75%的基本操作,熟练使用是你能用工具软件做到85%左右的事情。比如说熟练使用excel就是用用数据透视表,熟悉excel就是可以大部分的函数和开始接触动态图表了。

3、自主完成安排的任务:助理和专员的最大区别就是能不能独立自主的完成一项任务,自主的完成安排的任务也是建立与领导间信任的第一步。

4、提供问题解决方案:学会独立思考或通过请教的方式,来发现问题的解决方案,就算这个解决方案并不一定完美也可以。这个是专员到主管的很重要一步。能够提供问题解决方案了,才是从执行层提升的重要一个环节。

5、提供项目或一件任务完整的总结报告:一份完整的报告不管表达是否清楚,其就是一个很好的复盘过程,而且领导能通过这个报告了解你做事情的能力,从而了解在哪些地方能帮助到你。如果你能提供一份完整的报告了,至少证明你对这个项目或任务有了一个完整的了解,而不是片面的印象。当然,完整的,具备自洽逻辑的报告是永远的追求。

6、积极学习,积极拥抱变化:行政这个行当变化太快了,多学习,多听大咖分享,触类旁通对自己未来的发展和转行都非常有帮助。


五、逻辑思考能力

1、判断逻辑的自洽性:同样一件事情,能否判断逻辑自洽性就能了你能否做好这件事情的根源之一了。比如说你和供应商签合同,其商品的定价逻辑,其产品的检验标准,其方案的可行性,能判断逻辑自洽性的行政人就不容易被其忽悠。当然,如果你还没有把握的话,可以通过最简单的多方比价来获得相关基准。

2、学会可行性分析:这个有具体的工具可以使用,但更多的是一种习惯,习惯性的问自己,对方说的事情是否靠谱?是否真的能如对方所言可以实现?为什么能实现?能用对方提供的方案来实现么?另外就是正反逻辑,或者叫批判性思维,很多时候,一件事情从正向去考虑的时候,是很难发现问题,往往你用逆向思维想一下就会发现不对劲。当然很多时候自己不知道错在哪里的时候,也可以请下属或朋友用逆向思维多问自己几个为什么,这个也能有属于查漏补缺。

3、学会思维导图:思维导图是个非常实用,非常有用的工具,学习的时候帮你整理重点,工作的时候帮你梳理思路,汇报的时候,让你更加有逻辑性和自洽性。

4、站在客观角度思考:站在用户的角度去思考问题,真的不是想用户会怎么做,而是如果你是用户,面对这个服务或产品的时候,你会怎么办?为什么笔者推荐经常去其他公司参观,其实也是一种他山之石的做法。你觉得父母能很容易的学会手机,但他们真的一次两次三次学不会,那你站在父母角度想的是什么呢?


六、解决问题/沟通能力

1、工作中的问题:在工作中,大部分情况都不是顺境,所谓的逆境只是你的认知范围太小,碰到了现实的暗礁后产生的挫败感而已。你如何运用你的经验、技巧或能力去解决这些问题?

2、人际中的问题:75%的人离职是因为人际关系,上下级沟通中,平级沟通中,下级管理中,跨部门沟通中,内部沟通中,各种各样的人际问题会接踵而至,面对不同的人有不同的应对方式,不同的沟通方式,不同的相处方式,你是否做好了准备?能解决面对的这些问题?

3、向上的管理:领导能决定你在这家公司过得舒服不舒服,能不能好好的干下去,请务必认真相信,没有一个领导是傻子,能到这个位置的,一定有其特长,一定有对公司或更高级领导有用的地方。你可以选择走或者留,如果留的话,请注意一定要做好向上的管理工作。


七、6大综合能力

1、控制时间的能力:时间对每个人都是公平的,同样一件事情,不同人或团队去做时效会有很大差别,那如何来控制时间呢?这个是优秀行政人必须学会的能力。

2、控制投入产出的能力:投入产出指的是在一件事情上你花费的各类成本与最终产出的差,让团队的每个人能提供合适的投入产出,让团队能为公司创造合适的价值,就是竭力的提高团队的投入产出比。

3、制定有效工作计划的能力:我们都会过时间规划,时间规划能力就是做计划的能力,合适的计划就是让一项工作在进行中能有序推进,还有一定余量。这里的计划一定是切实实际情况,经过衡量最后做出的安排。

4、有效控制情绪的能力:这里的情绪包含自己和下属的情绪,情绪会严重影响工作,如果发现自己或下属的情绪有失控的倾向,一定要提前干预,去解决问题,而不是视而不见。

5、进行风险评估的能力:任何工作或任务都会存在许多潜在的风险,你如何评估这些风险对项目产生的影响,并设法解决?是否能有相关预案呢?

6、控制团队工作方向的能力:做管理者最重要的是掌舵,就是让团队的小船不要偏离公司业务的发展方向,就算有所偏差也能尽快拨转回正轨。你是否有这样的能力呢?



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发布时间:2022-12-08 17:10:24

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